Guide
Comment recueillir les documents d’impôt de vos clients sans courir après tout le printemps
Une méthode pratique pour les préparateurs du Québec et du Canada : quoi envoyer, quand relancer et quoi faire des mauvais documents, peu importe l’outil que vous utilisez.
1. Envoyez une liste précise à chaque client
« Envoyez-moi vos documents d’impôt » garantit des allers-retours. Vos clients ne savent pas ce qu’est un relevé 3, ni qu’il faut aussi les reçus REER de janvier et de février.
Envoyez une liste faite pour ce client, à partir de sa déclaration de l’an dernier : une ligne par document, avec une courte précision (« Un relevé 1 et un T4 par employeur »). Indiquez ce qui est facultatif pour que personne ne s’inquiète d’un feuillet qu’il ne recevra jamais.
2. Donnez une date, pas « quand vous pourrez »
Une date limite vous donne un point d’appui pour les rappels. Deux à trois semaines après l’envoi conviennent pour une déclaration de particulier; prévoyez plus tôt pour les clients qui ont une entreprise ou un revenu de location.
3. Rendez l’envoi plus facile que l’oubli
Chaque obstacle (un compte à créer, un mot de passe à réinitialiser, un numériseur qu’ils n’ont pas) ramène vos clients aux pièces jointes par courriel, ou à rien du tout.
Laissez-les déposer leurs documents de leur cellulaire, acceptez les photos et permettez-leur d’indiquer « ne s’applique pas ». Le courriel est aussi un mauvais endroit pour des documents qui portent un numéro d’assurance sociale.
4. Relancez à dates fixes, et seulement pour ce qui manque
La plupart des retards viennent d’un oubli, pas d’un refus. Une séquence prévisible fonctionne mieux que des courriels improvisés :
- 3 jours après l’envoi : un rappel amical.
- 7 jours : un rappel du cabinet, avec la liste de ce qui manque encore.
- 14 jours : un message plus ferme.
- 2 jours avant la date limite : un dernier avis.
Envoyez les rappels le jour, pas à 23 h, et arrêtez dès que tout est reçu.
5. Vérifiez les documents à mesure qu’ils arrivent
Le problème le plus coûteux est celui qu’on découvre en avril : le reçu REER de l’an dernier, la première page d’un relevé qui en compte trois, une photo trop floue pour être lue. Regardez les documents à leur arrivée et retournez les mauvais avec une raison précise (« C’est le reçu de 2024; il nous faut celui de 2026 »).
6. Nommez et classez tout de la même façon
Choisissez une convention de nommage et gardez-la, par exemple client_année_document : gagnon-martin_2026_releve-1.pdf. Les fichiers se retrouvent facilement dans votre logiciel d’impôt, dans vos dossiers et dans trois ans.
7. Faites signer au même endroit
Une fois la déclaration prête, le TP-1000.TE et le T183 sont tout ce qui vous sépare de la transmission. Envoyez-les du même endroit, pour que vos clients n’aient pas un deuxième outil à apprendre.
Faire tout cela sans le travail de bureau
PortailComptable applique cette méthode pour vous : des listes à partir de modèles, un lien privé sans mot de passe, des rappels selon ce calendrier et jamais la nuit, la révision et le retour au client, un ZIP nommé client_année_document et la signature électronique intégrée.
Sources
- Agence du revenu du Canada : ligne 20800, déduction pour REER (date limite de cotisation)
- Agence du revenu du Canada : distribuer les feuillets (T4 au plus tard le dernier jour de février)
- Agence du revenu du Canada : dates limites de production de la déclaration de revenus
Pages officielles, consultées le 11 novembre 2026. Les règles changent : relisez-les avant chaque saison des impôts.