Fonctionnalités
Tout ce qui se passe entre « envoyez-moi vos relevés » et « prêt à transmettre »
PortailComptable s’occupe de la partie de la saison des impôts que personne n’aime : obtenir les documents, complets et conformes, et faire signer les formulaires.
Des listes que vos clients peuvent suivre
Chaque demande est une liste : une ligne par document, avec une courte explication en dessous (« Un pour chaque employeur pour lequel vous avez travaillé cette année »). Partez d’un modèle et adaptez-le au client en une minute.
- Modèles de départ : particulier (T1 et TP-1), travailleur autonome, revenus de location, fin d’exercice de société et tenue de livres mensuelle
- Relevés du Québec et feuillets fédéraux côte à côte : relevé 1 et T4, relevé 3 et T5
- Documents facultatifs, ajouts personnalisés, vos propres modèles
- Chaque document en français et en anglais
Un lien privé plutôt qu’un compte client
Vos clients ouvrent un lien privé reçu par courriel et déposent chaque document au bon endroit. Rien à installer, aucun mot de passe à oublier.
- Fonctionne sur un cellulaire; une photo convient très bien
- Le client peut indiquer qu’un document « ne s’applique pas à moi »
- Les liens expirent; le client peut en demander un nouveau par courriel
- Code à usage unique par courriel, au besoin, avant d’afficher quoi que ce soit
Des rappels qui partent sans vous
Une fois la demande envoyée, les rappels suivent un calendrier : un rappel amical, puis un message de votre cabinet, puis un dernier avis. Ils s’arrêtent dès que tout est reçu.
- Calendrier par défaut : 3, 7 et 14 jours après l’envoi, et 2 jours avant l’échéance
- Heures de silence : personne ne reçoit de rappel à 23 h
- Modifiez le calendrier ou désactivez les rappels dans vos paramètres
- Chaque rappel ne mentionne que ce qui manque
Des rappels par texto, aussi
Les clients qui ignorent leurs courriels lisent leurs textos. Activez les textos et chaque rappel part aussi en court message avec son lien privé, aux clients qui ont accepté d’en recevoir.
- Seulement aux clients qui ont donné leur consentement, comme l’exige la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP)
- Répondre STOP désactive les textos pour ce client, automatiquement
- Les clients peuvent aussi recevoir leurs codes de connexion et de signature par texto
- Même calendrier et mêmes heures de silence que vos rappels par courriel
Une boîte de révision qui se vide au clavier
Tout ce que les clients envoient arrive dans une seule boîte, du plus ancien au plus récent, avec le document ouvert à côté. Approuvez avec A, retournez avec R, et le fichier suivant est déjà là. Un document retourné est accompagné d’une raison que le client lira (« C’est le reçu de l’an dernier »).
- Approuvez, retournez et passez au suivant sans toucher à la souris
- La file de toute l’équipe, ou seulement vos clients
- Déposez un document pour le client quand il arrive par la poste
- Téléchargez le tout en un ZIP, chaque fichier nommé client_année_document
Une liste, tous vos clients, un clic
En février, choisissez votre liste T1, cochez les clients et envoyez. Chaque client reçoit sa propre demande privée, dans sa langue, avec ses propres rappels.
- Filtrez par membre de l’équipe, ou masquez les clients qui ont déjà une demande ouverte
- Jusqu’à 500 clients à la fois
- Les clients sans courriel sont listés, jamais ignorés en silence
- Envoyez tout de suite, ou enregistrez des brouillons à revoir
La demande de l’an prochain part toute seule
Activez « Répéter chaque année » et la demande de l’an prochain est créée à partir de celle-ci et envoyée à la date choisie. L’année du titre avance, et ce que le client a dit ne pas avoir est retiré.
- Sur une demande, ou sur tout un envoi groupé
- L’échéance avance d’un an elle aussi
- Votre équipe est avisée quand elle part
- Changez la date ou arrêtez-la en tout temps
Signature électronique intégrée
Envoyez le TP-1000.TE, le T183, une lettre de mission ou n’importe quel PDF à signer, du même endroit où vous recueillez les documents.
- Code à usage unique par courriel pour confirmer le signataire
- Consentement explicite à la signature électronique
- Signature dessinée ou tapée, sur cellulaire ou ordinateur
- Plusieurs signataires, dans l’ordre au besoin
- PDF scellé avec certificat de signature et empreinte SHA-256
- Tout le monde peut vérifier un PDF signé sur la page de vérification publique
Les fichiers approuvés, directement dans votre Drive
Connectez Google Drive, OneDrive ou Dropbox une seule fois. Chaque document approuvé, et chaque enveloppe signée, y est copié, dans un dossier pour chaque client.
- Dossier principal, puis client, puis demande : aucun classement à la main
- Fichiers nommés selon l’élément de la liste, comme « Feuillet T4 - employeur.pdf »
- Avec Google Drive, l’application ne voit que les dossiers qu’elle crée
- Copiez tout ce qui a été approuvé jusqu’ici en un clic
Le nom de votre cabinet partout
Chaque cabinet a sa propre adresse de portail et sa couleur. Vos clients voient votre cabinet, pas le nôtre.
- portailcomptable.ca/votrecabinet et accountantportal.ca/votrecabinet
- Votre nom et votre couleur sur le portail et dans les courriels
- Le client choisit le français ou l’anglais
Fait pour les petites équipes
Les travailleurs autonomes choisissent Studio. Les cabinets avec employés choisissent Équipe : invitez vos collègues, partagez la liste de clients et voyez qui s’occupe de quoi. Les cabinets occupés qui ne veulent rien compter choisissent Illimité.
- Invitations par courriel
- Double authentification pour le personnel
- Fil d’activité et journal d’audit complet
Liste gratuite
La liste de documents T1 et TP-1, prête à envoyer
Relevé 1 et T4, relevé 3 et T5, reçus REER, frais médicaux, frais de garde, dons, relevé 31 pour les locataires : tout ce qu’il faut pour une déclaration de particulier, avec une explication simple pour chaque document. Elle est déjà dans votre compte comme modèle de liste, en français et en anglais, avec les modèles travailleur autonome, revenus de location, fin d’exercice de société et tenue de livres.
Essayez-le pendant votre prochaine saison des impôts.
Préparez vos listes, envoyez-en une à un vrai client et laissez les rappels travailler pour vous. Si ça ne vous convient pas, vous n’aurez rien perdu.
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