Politique de confidentialité

1. Qui est responsable

PortailComptable est exploité par Dereck Guay, entreprise individuelle établie en Alberta, au Canada. Dereck Guay, fondateur, est aussi la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre à privacy@accountantportal.ca ou par notre formulaire de contact.

2. Deux rôles

Pour nos clients (les cabinets comptables et leur personnel), c’est nous qui décidons comment et pourquoi leurs renseignements sont utilisés : nous en sommes responsables.

Pour les clients de nos clients (les personnes qui déposent des documents ou signent des formulaires), c’est le cabinet comptable qui est responsable de leurs renseignements. Nous les traitons en son nom, uniquement pour fournir le service. Les questions sur ces documents doivent d’abord être adressées au cabinet.

3. Ce que nous recueillons

• Renseignements de compte : noms, adresses courriel, nom du cabinet, langue, données de connexion et de double authentification.
• Renseignements de facturation : forfait et historique de facturation. Les paiements par carte sont traités par notre fournisseur de paiement (Stripe); nous ne conservons pas les numéros de carte complets.
• Documents et signatures : fichiers déposés par les clients ou le personnel, contenu des listes, signatures, confirmations de code à usage unique et preuves de consentement.
• Numéros de téléphone et textos : lorsqu’un cabinet active les textos, le numéro de cellulaire du client, la date à laquelle il a accepté de recevoir des textos, les textos envoyés et leur statut de livraison, ainsi que les réponses ARRET (STOP) ou START.
• Renseignements techniques : adresse IP, type de navigateur et journaux d’activité utilisés pour la sécurité et le journal d’audit.
• Renseignements liés au site Web : le formulaire de contact, la campagne qui vous a amené sur notre site (paramètres utm, conservés 30 jours dans un témoin interne et enregistrés au dossier de votre cabinet si vous vous inscrivez) et, seulement avec votre consentement, les témoins d’analyse et de publicité.

4. Pourquoi nous les utilisons

• Pour fournir, sécuriser et soutenir le service
• Pour envoyer les courriels dont le service a besoin (demandes, rappels, codes de signature)
• Pour envoyer des rappels et des codes à usage unique par texto, seulement aux clients qui ont accepté de les recevoir; répondre STOP y met fin
• Pour facturer les forfaits payants
• Pour comprendre, avec votre consentement, comment notre site est utilisé et mesurer nos publicités
• Pour respecter nos obligations légales

5. Où ils sont conservés et qui les traite

Le service est exploité au Canada : l’application, sa base de données, les documents déposés et les sauvegardes sont hébergés à Toronto. Nous faisons appel aux fournisseurs ci-dessous, chacun uniquement pour la fin indiquée. Lorsqu’un fournisseur traite des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada, nous évaluons la protection offerte et nous appuyons sur des garanties contractuelles, comme l’exige la Loi 25.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Les numéros de cellulaire et les consentements aux textos ne sont jamais communiqués à des tiers ni à des sociétés affiliées à des fins de marketing. Chaque fournisseur est tenu, par ses propres conditions, de n’utiliser les renseignements que pour nous fournir son service.

Lorsqu’un cabinet connecte son propre Google Drive ou OneDrive, les copies sont conservées dans le compte du cabinet, selon l’entente du cabinet avec ce fournisseur et dans les lieux où ce fournisseur héberge ses données, qui peuvent être à l’extérieur du Canada. Le cabinet contrôle ces copies : la déconnexion arrête les nouvelles copies, mais ne supprime pas celles qui s’y trouvent déjà. Nous conservons chiffré l’accès accordé par le cabinet et ne l’utilisons que pour ajouter des fichiers au dossier créé par l’application.

6. Comment nous les protégeons

• Chiffrement en transit (HTTPS) et au repos
• Analyse antivirus de chaque fichier déposé
• Liens clients privés qui expirent, avec code à usage unique au besoin
• Double authentification pour le personnel
• Accès limité à ce dont chaque personne a besoin, et journal d’audit

7. Combien de temps nous les conservons

Chaque cabinet choisit la durée de conservation de ses documents dans ses paramètres. Les renseignements de compte et de facturation sont conservés tant que le compte est actif, puis selon ce que la loi exige. Les preuves de signature sont conservées aussi longtemps que le cabinet conserve le document signé.

Les sauvegardes de la base de données, faites plusieurs fois par jour et stockées au Canada, sont conservées au plus 4 mois, puis supprimées automatiquement, y compris après la fermeture du compte d’un cabinet.

8. Témoins et suivi

Notre site utilise des témoins essentiels (langue, sécurité, votre choix de témoins et la provenance de votre visite). Les témoins d’analyse (Google Analytics) et de publicité (Google Ads, Meta) sont désactivés par défaut et ne sont chargés que si vous les acceptez dans la bannière. Vous pouvez changer d’idée en tout temps grâce au lien « Préférences de témoins » au bas de chaque page. L’application elle-même n’utilise aucun témoin publicitaire.

9. Vos droits

Vous pouvez demander à consulter ou à faire corriger vos renseignements personnels, retirer votre consentement, ou demander qu’ils soient supprimés ou qu’ils vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé, sous réserve des exceptions prévues par la loi. Si vous êtes client d’un cabinet comptable, adressez-vous d’abord au cabinet; nous l’aiderons à vous répondre. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

10. Incidents de confidentialité

Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons les cabinets touchés, les personnes concernées et les autorités compétentes comme la loi l’exige, et nous tenons un registre des incidents.

11. Modifications

Nous publierons tout changement ici et, pour les changements importants, nous en aviserons nos clients par courriel.